Уведомление о наступлении отпуска. Сроки хранения уведомлений. Срок хранения уведомлений о начале отпуска

Содержание
  1. Уведомление о начале отпуска: образец документа
  2. Образец уведомления о начале отпуска 2018 года
  3. Журнал уведомлений о начале отпуска
  4. Установленные сроки выдачи уведомлений о начале отпуска
  5. Форма уведомления о начале отпуска
  6. Сроки хранения уведомлений о начале отпуска
  7. Итоги
  8. Уведомление о начале отпуска
  9. Уведомление о начале отпуска по графику
  10. Нужно ли уведомление о начале отпуска?
  11. Порядок уведомления работника о начале отпуска
  12. Образец уведомления о начале отпуска
  13. Срок хранения уведомлений о начале отпуска
  14. Обязателен ли данный документ?
  15. В каких случаях применяется?
  16. Правила оформления
  17. Как составить?
  18. Регистрируется ли уведомление в специальном журнале?
  19. Где и сколько хранится?
  20. Как происходит ознакомление?
  21. За сколько дней выдается?
  22. Кто подписывает?
  23. Нюансы уведомления совместителей
  24. Уведомление о начале отпуска (образец) – за сколько дней, обязательно ли – Центр Про
  25. Что это такое и для чего необходимо?
  26. Документальное оформление
  27. Как уведомить сотрудника?
  28. За сколько дней до предоставления отдыха?
  29. Уведомление о начале отпуска работника
  30. Обязательно или нет?
  31. Законодательная база
  32. Отдых по графику
  33. Отдых не по графику
  34. Дни без сохранения заработной платы
  35. Дни авансом
  36. Как составить уведомление об отпуске в 2019 году?
  37. Структура и форма документа
  38. Какие положения должны содержаться в тексте?
  39. Сколько требуется экземпляров?
  40. Можно оформить сразу на несколько работников?
  41. Образец документа
  42. Предупреждаем за 2 недели или в другой срок?

Уведомление о начале отпуска: образец документа

Уведомление о наступлении отпуска. Сроки хранения уведомлений. Срок хранения уведомлений о начале отпуска

25.07.2019

Законным правом на получение регулярного оплачиваемого отпуска обладает абсолютно каждый работник нашего государства, при условии, что его трудовая деятельность осуществляется в официальном режиме. Первая возможность для ухода на отдых появляется у служащего в тот момент, когда время его работы в организации достигнет полугода.

Помимо особенностей и порядка возникновения права на отпуск, и работодателю, и поwidth=”100%”чиненному необходимо обладать и основной информацией относительно документального порядка оформления этой процедуры.

В случае игнорирования существующих правил, любая проверка в будущем сможет обнаружить имеющиеся нарушения. Это, в свою очередь, сможет послужить полноценным основанием для применения соответствующих мер наказания.

Законодательное регулирование процедуры предоставления отпуска в нашей стране осуществляется с помощью положений ТК РФ.

В статье 123 указано, что процедура оформления отдыха для служащего включает в себя и такой важный этап, как подготовка уведомления.

Его можно назвать особым кадровым документом, основная задача которого заключается в том, чтобы вовремя представить сотруднику соответствующую информацию о скором начале его отпускного периода.

Как известно, все служащие должны уходить в отпуск на основании главного документа – графика. Он составляется в конце каждого года, в него вносятся данные на следующий годовой период.

Естественно, если сотрудник, например, уходит в отпуск осенью, он может просто забыть, какие именно числа отпуска ранее указывались в графике.

Именно для этого работодатель и должен заранее предупредить своего подчиненного.

Если говорить об основных требованиях, предъявляемых к процедуре составления уведомления, сюда, прежде всего, можно отнести обязательную письменную форму данного документа. То есть никакие устные разговоры с сотрудником в этом случае не будут обладать полноценной правовой силой и не смогут заменить письменное уведомление.

Образец уведомления о начале отпуска 2018 года

Современными законодательными нормами не было установлено обязательной формы уведомления о начале отпускного периода. Следовательно, каждое предприятие вправе составить документ по своему собственному усмотрению. Нередко крупные организации заранее составляют и утверждают единый образец, который потом просто используется, в случае появления подобной необходимости.

Однако для того, чтобы документ действительно обладал необходимой правовой силой, ответственному лицу следует позаботиться о включении в него следующих сведений:

  • полная информация о предприятии. Сюда входит наименование юридического лица, в соответствии с уставными данными учреждения, сведения о руководителе, обладающем всеми необходимыми полномочиями, а также текущий адрес расположения компании;
  • индивидуальная информация относительно создаваемого уведомления – его регистрационный номер, присвоенный в соответствии с существующим порядком, а также текущая дата создания;
  • сведения о будущем отпускнике – его ФИО, наименование должности, а также структурного подразделения, в котором он осуществляет свою работу;
  • основная часть документа, в которую включают сведения о длительности отпускного периода, о дате его начала, а также иных важных аспектах.

В конце уведомления обязательно должна быть проставлена личная подпись представителя работодателя. Что же касается печати – на данном документе ее можно не ставить.

Примерный текст уведомления о начале отпускного периода может выглядеть следующим образом: «На основании статьи 123 ТК РФ, уведомляем Вас о том, что с 27 августа 2018 года Вам будет предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, в соответствии с заранее утвержденным графиком. Продолжительность отпускного периода составит 14 календарных дней.

Пожалуйста, подтвердите факт получения данного уведомления личной подписью и простановкой текущей даты».

После указания в уведомлении всей необходимой информации, документ всегда должен направляться самому сотруднику, для согласования. Как правило, данным вопросом всегда занимаются представители отдела кадров.

После получения такого уведомления, в случае отсутствия каких-либо возражений относительно содержания данного документа, сотрудник поставит на нем свою личную подпись.

Если же он, например, поймет, что не может направиться в отпуск в указанные даты, а желает перенести их, ему необходимо будет обратиться к своему непосредственному начальнику.

Для переноса отпускного периода потребуется еще одно заявление от подчиненного, в котором он укажет новые желаемые даты отдыха, а также непосредственные причины таких изменений.

Журнал уведомлений о начале отпуска

Каждое предприятие должно уделять необходимое внимание ведению специальных журналов учета. Как правило, туда вносится важная информация относительно различных кадровых операций, которые были произведены внутри данной организации.

Вышеуказанное правило распространяется и на уведомления о начале отпусков. Сам факт выдачи данных документов также должен быть зафиксирован в письменной форме. Для этого кадровым сотрудником заводится отдельный журнал. Внутренняя часть данного журнала делится на специальные графы. Они должны отражать следующую информацию:

  • полное наименование предприятия;
  • название документа, который был выдан сотруднику. В данном случае речь будет идти об уведомлении о начале отпускного периода;
  • дата, в которую данный документ был выдан подчиненному;
  • краткая информация относительно сведений, которые были включены в уведомление;
  • отдельное место, в котором сотрудник поставит собственную подпись. Сам факт наличия данной подписи сможет подтвердить, что подчиненному действительно был выдан на руки этот документ. В некоторых случаях, например, при появлении различных споров и конфликтов между работодателем и служащим, наличие данной подписи может стать полноценным доказательством.

Сразу следует отметить, что единой унифицированной формы для таких журналов установлено не было. Отдельный экземпляр может быть разработан в каждой организации.

Более того, кадровый сотрудник либо иное ответственное лицо сами смогут решать, какая именно информация должна быть включена в этот документ. Однако для исключения возможных ошибок и неточностей желательно найти образцы подобных документов заранее.

Сделать это можно в интернете, на любых тематических сайтах по кадровому учету и делопроизводству.

Если говорить о наиболее распространенных ошибках, которые часто совершаются работодателями в вопросах выдачи уведомлений о начале отпускного периода, к таковым можно отнести следующие:

Как видно, наиболее популярным нарушением является полное игнорирование работодателем своего обязательства относительно выдачи уведомления. Безусловно, такой недочет можно назвать достаточно серьезным. Оно может послужить главным основанием для последующего наложений санкций на организацию, включая и высокие денежные штрафы.

Установленные сроки выдачи уведомлений о начале отпуска

Законодательными нормами были установлены строгие требования относительно сроков выдачи уведомлений о начале отпускного периода. Этот срок составляет две недели до начала непосредственного отпуска подчиненного. То есть как минимум за 14 дней до ухода на отдых документ должен быть представлен сотруднику для ознакомления.

Если же подчиненный, по каким-либо причинам, отсутствует на своем рабочем месте, работодатель должен позаботиться о направлении ему уведомления иными способами, например, с помощью почтового отправления.

При этом обязательно нужно заказать дополнительную услугу – уведомление о вручении документа адресату.

В данном случае, датой вручения уведомления будет считаться тот день, в который это письмо было получено подчиненным.

У многих работодателей также возникают и некоторые вопросы относительно того, кто именно должен подписывать готовое уведомление. Данная обязанность может быть возложена на руководителя организации либо на иное уполномоченное лицо, например, его заместителя, в случае отсутствия первого.

Что же касается ознакомительной подписи – она может быть произведена исключительно самим сотрудником, которому скоро предстоит уход в отпуск. Все остальные варианты подтверждения факта получения письма не будут обладать никакой правовой силой.

Форма уведомления о начале отпуска

Как уже было сказано выше, действующими нормами не было установлено обязательной формы для уведомления о начале отпускного периода. Это означает, что каждый работодатель вправе разработать собственный образец данного документа. Делать это лучше всего на фирменном бланке учреждения, где уже содержится вся необходимая информация о юридическом лице.

Несмотря на отсутствие обязательной формы, в документ все равно всегда должны включаться основные сведения, без которых он не сможет быть признан юридически грамотным.

Если уведомление составляется не на фирменном бланке предприятия, а на пустом листе формата А4, в правом верхнем углу нужно оформить его «шапку». Туда помещаются сведения об адресате данного документа, а именно – о сотруднике, которому скоро предстоит отправиться в отпуск.

Дальше можно переходить к указанию основной информации. Сюда нужно включить следующие сведения об отпуске:

  1. Тип предоставляемого отпускного периода. В большинстве случаев, он будет являться ежегодным оплачиваемым отпуском.
  2. Дату начала данного периода отдыха, в соответствии с заранее утвержденным графиком.
  3. Точную продолжительность предоставляемого отпуска сотруднику.

Сроки хранения уведомлений о начале отпуска

Уведомление о начале отпускного периода можно отнести к внутренним кадровым документам компании, в отношении которых действующими нормами устанавливаются определенные требования относительно их последующего хранения. Стандартный срок хранения, в данном случае, составит ровно 5 лет с момента использования документа.

Как правило, хранение уведомления происходит в отделе кадров либо в отдельном архивном кабинете. После истечения вышеуказанного периода времени документ может быть уничтожен, в соответствии с установленным порядком.

Если предприятие прекращает свое функционирование еще до истечения 5-летнего периода с момента составления уведомления, все подобные документы должны быть перемещены в городской архив.

Итоги

Процедура составления уведомления о начале отпускного периода будет включать в себя следующие этапы:

  1. Сначала ответственному лицу необходимо будет собрать всю основную информацию относительно ближайших отпусков сотрудников. Вполне возможно, что примерно в одинаковые даты уйдут сразу несколько служащих. Однако здесь важно помнить, что уведомление о начале отпускного периода является индивидуальным документом, то есть оно должно быть составлено исключительно в отношении одного конкретного служащего.
  2. Далее можно приступать к формированию самого документа. Для того чтобы он был признан юридически грамотным, в него должна быть включена основная информация. Обязательно следует отметить, когда именно начнется отпускной период сотрудника, сколько он будет включать в себя дней, с какого числа закончится и т.д.
  3. Помимо этого, вся информация, указанная в уведомлении, должна быть подкреплена ссылками на соответствующие положения законодательства. Основной из них, в данном случае, будет выступать ссылка на статью 123 ТК РФ, которая регулирует порядок и правила предоставления данных документов сотрудникам. Внизу текста обязательно нужно выделить место, в котором сотрудник сможет поставить свою личную подпись, подтверждающую факт принятия документа.
  4. Заключительным этапом в процедуре составления станет простановка подписи руководителем предприятия либо иным уполномоченным лицом.

Источник: https://trudinspection.ru/alone-article/otpuska/uvedomlenie-o-nachale-otpuska/

Уведомление о начале отпуска

Уведомление о наступлении отпуска. Сроки хранения уведомлений. Срок хранения уведомлений о начале отпуска

Каждый житель РФ при трудоустройстве на постоянную работу имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск. Чтобы правильно оформить его, нужно знать критерии и аспекты составления документов. Это поможет избежать немало проблем. Сотрудники, которые скоро отправятся в отпуск, должны быть проинформированы специальным документом — уведомлением об отдыхе.

Уведомление о начале отпуска по графику

В статье 123 ТК РФ обозначены основные критерии оформления. В ней сказано, что для отправления сотрудника на оплачиваемый отдых достаточно графика отдыха и оформленного приказа. Извещение о начале отдыха должно быть передано работнику не позднее, чем за две недели до начала.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Приказ и извещение — это разные бумаги. При процедуре сокращения численности штата обязательно потребуется документ уведомления. Если речь идет об отгуле, приказа может вполне хватить. Ведь ни у работодателя, ни у сотрудника нет выбора по предоставлению отпуска согласно графику.

Установленные даты играют огромное значение. Работодатель обязан не нарушать составленный план. Приказ должен быть передан сотруднику под подпись за две недели до наступления отдыха.

Соблюдайте все нормы Трудового кодекса и следуйте согласно внутренним нормативным актам, которые составляются работодателем.

Нужно ли уведомление о начале отпуска?

Если вы задаетесь вопросом о том, нужно ли извещение о начале отдыха, то работодатель в письменной форме должен предупредить каждого сотрудника о приближении отгула. Он основывается на составленный в конце прошлого года график отдыха.

Ниже рассматривается пример:

Согласно графику, инженер Иванов В.В должен был отправиться в отпуск 25 апреля этого года. 10 апреля он получил уведомление о том, что его дата отдыха приближается. Иванов подтвердил свое согласие. Утвержденный законом двухнедельный срок был выполнен.

Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отгула, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отгулов.

Идеальный вариант — когда период отпусков на следующий год согласовывается непосредственно с сотрудниками. В действительности во многих предприятиях сотрудники видят уже утвержденный график отгулов.

Он составляется в середине декабря. Если извещение не было передано в указанный законодательством срок, то сотрудник базируясь на это нарушение, может не идти в отпуск в установленное время.

Время отдыха может быть перенесено в зависимости от заявления.

Порядок уведомления работника о начале отпуска

Форма уведомления на каждом предприятии своя, так как законодатели не позаботились об этом. В специальном бланке следует указать количество дней отдыха, точную дату ухода и выхода на работу и так далее. Извещение составляется в двух вариантах. Один передается кадровому отделу, а другой предоставляется работнику.

Сотрудники кадровой службы не настаивают на том, чтобы документ составлялся на отдельном листе бумаги. Это значительно упрощает оформление документов. Чтобы у них не прибавилась еще работа, они могут использовать приказ об отпуске.

Но чтобы он использовался и в виде извещения, его необходимо издать за две недели до отправления работника в отгул. В нем предусматривается вся необходимая информация и свободная строчка для подписи. Поэтому такая форма извещения вполне законна.

Но обратите внимание, что проверяющие органы не всегда с этим согласны.

Образец уведомления о начале отпуска

Стандартизированной формы уведомления о начале отдыха нет. Руководители компании могут воспользоваться либо письменной, либо устной формой. Тем не менее, должны быть соблюдены все условия, которые представлены в статье 123 ТК РФ:

  • Оповестить работника нужно за 14 календарных дней до наступления отпуска;
  • Извещение должно быть подписано работником в качестве подтверждения об ознакомлении.

В письме Роструда под номером 1693 говорится о том, что работодатель может самостоятельно определить метод информирования сотрудников.

К примеру, может быть создан специальный журнал, образец которого представлен ниже.

Образец уведомления

Образец журнала

Срок хранения уведомлений о начале отпуска

Как говорилось выше, правила Трудового законодательства гласят о том, что сотрудника о предстоящем отгуле нужно уведомить, как минимум, за две недели. Он должен подписаться, если это письменное уведомление или приказ. Подпись будет подтверждать о том, что он был ознакомлен с этим документом.

В документе не обязательно писать о количестве дней. Достаточно указать период начала отдыха и его окончание. Как и другие уведомления и приказы, срок хранения на предприятии может быть в пределах 5 лет. Хотя об этом ничего в законодательстве не сказано.

Бесплатная консультация юриста по телефону: (9 4,33 из 5)
Загрузка…

Источник: https://russiansu.ru/otpuska/uvedomlenie-o-nachale-otpuska.html

Обязателен ли данный документ?

Статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации четко обозначена важность оформления уведомления о начале отпуска.

Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отпуска, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.

Пример:

По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В. должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года. 10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.

Подтвердив свое согласие, Петров В.В. поставил личную роспись на бланке документа. Утвержденный законом обязательный двухнедельный срок был выполнен.

График ежегодных отпусков на будущий год утверждается в середине декабря уходящего года.

В идеале все сроки отдыха должны согласовываться администрацией с сотрудниками предприятия. На практике довольно часто получается так, что время отпуска «спускается» для ознакомления сотрудникам уже в утвержденном варианте.

Для не согласных со временем отпуска здесь есть маленькая лазейка.

Если администрация предприятия в указанный законом срок не напомнила в письменной форме о приближающемся отпуске, то работник на законном основании может не идти в отпуск в утвержденное время, а написать заявление о переносе времени отдыха.

В каких случаях применяется?

Крупные производственные предприятия с непрерывным технологическим процессом производства не могут обойтись без своевременного выполнения утвержденного графика ежегодных оплачиваемых отпусков.

Уведомление о начале отпуска в таких случаях играет важную роль.

Однако уведомление не имеет смысла оформлять, если сотрудник идет в отпуск по самостоятельно написанному заявлению.

Пример:

По утвержденному графику отпусков, экономист Суворова Е.В. должна была идти в отпуск 20 ноября текущего года. Но 10 августа Суворовой Е.В. была предложена горящая путевка в санаторий для восстановления здоровья после операции.

Сотрудница написала заявление на отпуск, администрация предприятия согласилась отпустить Суворову Е.В. раньше намеченного срока. В данном случае оформлять уведомление о начале очередного отпуска работникам отдела кадров предприятия не понадобилось.

Правила оформления

Законодательством не утверждена единая унифицированная форма уведомления. Каждое предприятие вправе самостоятельно разработать бланк документа.

Для придания юридической значимости в форму документа необходимо включать следующие данные:

  • реквизиты предприятия;
  • исходящий номер и дату регистрации уведомления об отпуске;
  • должность, фамилию и инициалы будущего отпускника;
  • информативную часть документа, содержащую сведения о предстоящем отпуске с указанием соответствующей статьи Трудового Кодекса РФ;
  • подпись работодателя.

Образец уведомления о начале отпуска работника

Как составить?

Уведомление о предстоящем отпуске входит в перечень нормативных актов предприятия, используемых в ежедневном документообороте.

Работники кадровой службы могут самостоятельно составить образец уведомления о начале оплачиваемого отпуска.

Уведомление о начале отпуска

Трафаретная модель документа допускает сохранение постоянных сведений с возможностью изменения переменных значений.

Разработанная и сохраненная форма уведомления позволит значительно сократить время оформления данного документа.

Скачать образец можно тут:

Образец уведомления об отпуске

Регистрируется ли уведомление в специальном журнале?

На каждом предприятие ведется журнал учета уведомлений, выданных работникам, в котором регистрируются все уведомления, выданные сотрудникам организации:

  • о реорганизации предприятия;
  • о предоставлении объяснений;
  • о переводе;
  • об изменении в условии труда;
  • о предстоящем отпуске.

В соответствующие графы журнала полностью и своевременно заносятся все данные из оформленного уведомления о начале отпуска.

Постоянное оформление журнала гарантирует при необходимости быстрый поиск необходимых сведений.

На титульной странице журнала отражаются:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • период начала и окончания ведения данного журнала регистрации.

Следующая страница содержит сведения об ответственных лицах за ведение журнала.

Единой унифицированной формы журнала регистрации уведомлений нет.

Администрация организации выносит самостоятельное решение о включении в журнал необходимых сведений.

В основном, в табличную форму журнала включаются следующие сведения:

  • название документа;
  • дата оформления;
  • номер регистрации уведомления;
  • основной смысл содержания уведомления;
  • должность, фамилия и инициалы работника, на имя которого выписано уведомление;
  • день вручения извещения;
  • информация об ответе работника на предъявленное уведомление.

Распечатанные листы журнала нумеруются и обязательно прошиваются.

Руководитель организации заверяет подписью и печатью скрепленный документ.

Скачать образец журнала можно здесь:

Журнал регистрации уведомлений

Где и сколько хранится?

Срок хранения уведомлений об отпуске регламентируется Перечнем типовых управленческих документов.

Приказы на предоставление очередных оплачиваемых отпусков и уведомления о начале отпуска хранятся в течение пяти лет в специально оборудованных архивных помещениях.

Предприятия, прекратившие свою производственную деятельность до истечения пятилетнего срока, сдают уведомления о начале отпуска в территориальный архив в установленном порядке.

Как происходит ознакомление?

Обязательным условием персонального ознакомления каждого сотрудника о начале отпуска служит письменная форма документа.

Существует несколько вариантов извещения работников о предстоящем отпуске:

  • непосредственное личное уведомление о намеченном отпуске;
  • приказ на предоставление очередного оплачиваемого отпуска;
  • ведомость ознакомления, приложенная к графику отпусков;
  • включенная в график отпусков графа, предназначенная для росписей работников организации;
  • в рамках одного структурного подразделения возможно ознакомление сотрудников с оформлением подписи в рабочем журнале руководителя подразделения.

В случае, если сотрудник отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, сотрудник отдела кадров оформляет акт об отказе.

Пример:

По утвержденному графику отпусков механик Иванов М.Я. должен был идти в очередной отпуск с 20 февраля текущего года. С этим сроком он не был согласен.

Поэтому, когда 5 февраля сотрудник отдела кадров вручил Иванову М.Я. уведомление о начале отпуска, механик отказался подписывать документ. Сотрудник кадровой службы оформил акт об отказе подписи.

За сколько дней выдается?

Срок уведомления сотрудников об отпуске утвержден законодательно и равен 14 дням.

Подготавливая документ об уведомлении важно соблюдать срок передачи его сотруднику. Не позднее двух недель до начала отпуска работник организации должен письменно засвидетельствовать факт ознакомления со сроками предстоящего отдыха.

Если по независящим от него причинам, сотрудник отсутствует на рабочем месте, уведомление о начале отпуска отправляется заказным письмом с обязательным уведомлением о вручении его адресату.

При этом датой уведомления будет служить дата получения письма сотрудником предприятия.

Кто подписывает?

Бланк  подписывает непосредственно руководитель организации.

При оформлении приказа о наделении соответствующими полномочиями конкретных работников кадровой службы, данные документы подписывают непосредственно должностные лица отдела кадров.

Сотрудник, получивший персональное извещение об отпуске, должен лично поставить подпись в знак ознакомления.

Другие варианты подтверждения не будут иметь юридической силы и документ будет признан недействительным.

Нюансы уведомления совместителей

Существует несколько особенностей при оформлении отпуска таким работникам.

Отпуск совместителям должен быть предоставлен в то же самое время, что и очередной отпуск по основному виду работы. Для выполнения этого условия работники должны предоставить сведения о сроках предоставления оплачиваемого отпуска на основном месте.

Если совместитель не отработал положенного времени для предоставления очередного отпуска, на недостающие дни ему оформляется отпуск без содержания.

Фактически уведомление о начале отпуска для совместителей носит чисто информативный характер, поскольку сотрудник лично заинтересован в своевременном оформлении очередного отпуска по месту работы по совместительству.

Совместители, не предоставившие сведения о сроках отдыха по основному месту работы, включаются в график отпусков на общем основании.

В этом случае уведомление о начале отпуска совместителям вручается не позднее двух недель до начала наступления отдыха.

Знание и применение на практике существующих норм оформления, передачи и подтверждение получения уведомления о сроках очередного оплачиваемого отдыха значительно упростит сотрудничество по этому вопросу работодателя и сотрудников организации.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/uvedomlenie-o-nachale-otpuska-obrazec/

Уведомление о начале отпуска (образец) – за сколько дней, обязательно ли – Центр Про

Уведомление о наступлении отпуска. Сроки хранения уведомлений. Срок хранения уведомлений о начале отпуска

Ежегодно сотрудник любой организации должен уходить в заслуженный оплачиваемый отпуск, предусмотренный законодательством. О сроках предстоящего отдыха наниматель должен известить своего работника своевременно, предоставив письменное уведомление. В этой статье будет рассказываться о правилах написания уведомления и сроках его предоставления.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 . Это быстро и !

Что это такое и для чего необходимо?

Уведомление о предоставлении отпуска – документальное оповещение работника о сроках его планового ежегодного отпуска, о котором, согласно статье 123 ТК РФ, наниматель должен вовремя предупреждать.

Уведомление следует составлять когда:

  • График составляется наперед, в установленном предприятием порядке. Отсутствие предупреждения со стороны начальства является административным нарушением, согласно статье 5.27 КоАП РФ.
  • Организация отправляет сотрудника принудительно в неоплачиваемый отпуск по производственным причинам.

СПРАВКА! Организация отправляет сотрудника принудительно в неоплачиваемый отпуск по производственным причинам.

Если сотрудники самостоятельно выбирают время своего ежегодного отдыха, берут дни за свой счет или авансом наперед, при этом пишут соответствующее заявление, то, естественно, уведомление от руководства не понадобится.

Документальное оформление

Законодательством не предусматривается конкретная форма оповещения и четких требований к его структуре и содержанию не установлено. Каждая организация имеет полное юридическое право на разработку своего собственного шаблона данного документа.

Обычно структура уведомления состоит из таких частей:

  • информационной, включающей полное наименование предприятия, ФИО работника и нанимателя, должности;
  • основной, оповещающей о сроках отдыха;
  • заключительной.

Существует два варианта документального оформления уведомлений:

  1. Письменное или печатное оповещение составляется бухгалтерией в двух экземплярах, один из которых работник оставляет себе, а другой, подписанный, отдает обратно. Данный документ хранится в архиве компании на протяжении пяти лет.
  2. Под роспись сотрудникам подается специальная тетрадь, журнал или просто обычный документ, содержащий всю информацию о сроках отпусков сотрудников. В такой документации каждый работник, при согласии, просто расписывается напротив своей фамилии.

ВАЖНО. Шаблон уведомления обязательно должен быть утвержден в локальных актах компании.

Чаще всего именно отдел кадров организации разрабатывает форму предупреждения работников о предстоящем отпуске и ведет сопутствующую документацию.

Для придания документу юридической силы обязательно следует включить в содержание следующую информацию:

  • наименование организации;
  • полное ФИО работника (в родительном падеже), направляющегося в ежегодный оплачиваемый отпуск, и его должность;
  • номер бумаги и дату составления;
  • информацию о виде отпуска, дате его начала и конца, основании его предоставления, со ссылкой на Трудовой Кодекс РФ;
  • подписи руководителя и работника;
  • пометку о перенаправлении документа в дело для подшивки, которая ставится в нижнем левом углу.

Исправления и опечатки в такой документации не допускаются.

Как уведомить сотрудника?

Уведомление о заслуженном отдыхе работника всегда подготавливается в письменном виде и на бумажном носителе, с обязательным проставлением его подписи после ознакомления с содержанием бумаги, что подтверждает факт полного согласия с прочитанным.

  • Скачать бланк уведомления об отпуске
  • Скачать образец уведомления об отпуске

Ознакомить сотрудника с данной бумагой можно такими способами:

  1. при личной встрече обычным уведомлением;
  2. отправить оповещение об отпуске по почте, если работник по какой-либо причине отсутствует;
  3. посредством приказа руководства на предоставление ежегодного оплачиваемого отдыха;
  4. через специальную графу в графике отпусков, предназначенную для подписей всех согласившихся с расписанием работников;
  5. ознакомление работников со сроками их ежегодных отпусков, посредством проставления подписей в трудовом журнале руководителя;
  6. через ведомость, прилагаемую к графику отпусков.

За сколько дней до предоставления отдыха?

Оповещать работника о начале его оплачиваемого отдыха от рабочих будней нужно своевременно. Согласно статье 123 ТК РФ, сделать это следует за две недели до первого дня отпуска. Датой извещения работника будет день получения письма с уведомлением или личная роспись в документах предприятия.

СПРАВКА. В больших компаниях периоды отдыха сотрудников расписываются ответственным лицом в конце года на последующие 365 дней.

Иногда работники не согласны со сроками предоставленного трудового отпуска и не желают подписывать оповещение. По закону, оставлять бумагу без подписи нельзя, за это существует административное наказание.

Что следует делать нанимателю в подобной ситуации:

  1. Пригласить несколько работников в качестве свидетелей, способных в последствии доказать невиновность работодателя.
  2. Составить акт об отказе сотрудника подписывать уведомление. Его можно будет предоставить в судебные органы, в случае разбирательств по данному делу, и организация будет освобождена от ответственности.
  3. Внести все сведения об уведомлении и акте в журнал по учету документации.
  4. Согласно статьи 136 ТК РФ, выплатить работнику отпускные не позднее 3 дней, предшествующих наступлению первого дня запланированного предприятием отдыха.
  5. Если сотрудник продолжает ходить на работу во время планового отпуска, составляется акт, подтверждающий это. Также можно применить дисциплинарное наказание, опираясь на статьи 192 и 193 ТК РФ.
  6. Выдать лично такому работнику для ознакомления документальное оповещение, поясняющее ему, что эти рабочие дни оплачены не будут, так как на данный момент, по официальным бумагам, он пребывает в ежегодном запланированном отпуске.
  7. Стребовать с работника письменное объяснение по поводу отказа, согласно статье 193 ТК РФ. При наличии уважительных причин, возможен перенос отдыха на другое время по согласованию сторон.

Если наниматель все сделал по закону, при этом работник отказывается идти отдыхать без каких-либо оснований на это, то первый имеет полное право не оплачивать отработанные по собственному желанию сотрудника дни, выпадающие на период отпуска.

В отношениях между работодателем и сотрудником обязательно должно соблюдаться действующее законодательство РФ. В ином случае наниматель может навлечь на организацию ненужные проверки из вышестоящих инстанций, а работник, в случае нарушения трудового договора и распорядка фирмы, получит дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения.

Источник:

Уведомление о начале отпуска работника

Сотрудники, которые в скором времени пойдут в оплачиваемые отпуска, обязаны получить соответствующие оповещения от своего непосредственного работодателя.

Когда его предоставляют? Какими законами регулируются уведомление об отпуске? Что включает в себя данный документ?

Рассмотрим интересующие вопросы подробней.

Оповещение – письменная форма уведомления сотрудника о предстоящем отпуске. На основании этого документа сотрудник знает, когда и на какой период ему предоставлен оплачиваемый отпуск.

Если же сотрудника не оповестить о предстоящем отпуске, работодателю грозит административная ответственность.

Обязательно или нет?

В ст.123 ТК РФ четко указано обо всей важности оформления данного оповещения.

Непосредственный работодатель в обязательном порядке обязан в письменном виде оповестить каждого своего наемного рабочего о периоде начала долгожданного отпуска, в четком соответствии с принятым графиком отпусков.

Законодательная база

Вопрос о необходимости оповещения наемного штата сотрудников о времени предоставления отпуска согласно утвержденному графику отпусков регулируется статьей 123 Трудового Кодекса РФ.

В частности, эта статья четко регулирует о необходимости в оповещении в различных ситуациях, порядке составления оповещения и периоде, когда сотрудник должен быть уведомлен.

Отдых по графику

Большие компании, где производственный процесс является непрерывным, не могут обходиться без соблюдения принятого графика отпусков.

Оповещение о периоде начала отпуска играет ключевую роль в таких ситуациях.

Отдых не по графику

Отдых не по графику может быть предоставлен на основании поданного сотрудником заявления.

Если речь идет о переносе отпуска на другое время, что автоматически подразумевает под собой изменения в графике отпусков, то обязательно следует ознакомить с ним сотрудников.

Дни без сохранения заработной платы

Если же сотрудник принял решение пойти в дополнительный неоплачиваемый отпуск по собственному желанию, то в оповещении нет смысла, поскольку он предоставляется на основании предоставленного заявления самим рабочим.

Однако есть и противоположная сторона.

Если речь идет об отпуске без сохранения заработной платы по производственной необходимости, то работодатель в обязательном порядке должны заблаговременно оповестить об этом намерении наемным штат сотрудников.

Дни авансом

Изначально необходимо понимать, что отпуск авансом может быть предоставлен работодателем по предварительной договоренности с сотрудником.

По этой причине можно говорить о том, что в составлении необходимого оповещения о предоставляемом отдыхе авансом нет необходимости.

Как составить уведомление об отпуске в 2019 году?

Оповещение о скором оплачиваемом отпуске включено в список нормативно-правовых актов компании, которые применяются в ее каждодневном документообороте.

Сотрудники отдела кадров имеют полное право формировать оповещение по принятой внутри компании форме.

Структура и форма документа

Законодательством РФ не предусматривается единая форма оповещений о предстоящем отпуске по графику. Исходя из этого, каждая компания имеет полное юридическое право самостоятельно разработать персональную форму оповещений.

Структура уведомления о предстоящем отпуске заключается в следующем:

  • информационный блок — включает в себя наименование компании и инициалы, как самого работодателя, так и сотрудника;
  • основная часть;
  • заключительная часть.

В содержании оповещения необходимо отталкиваться от действующего законодательства РФ.

Какие положения должны содержаться в тексте?

Чтобы обеспечить документу о предоставлении отпуска работнику юридическую силу, в нем обязательно должны содержаться такие сведения, как:

  • реквизиты компании;
  • исходящий номер и время регистрации оповещения об отпуске;
  • имеющуюся должность, и полные инициалы наемного сотрудника, который вскоре уйдет в отпуск;
  • все необходимые сведения относительно основания предоставления оплачиваемого отпуска. В частности следует делать акцент на Трудовой Кодекс РФ;
  • подпись непосредственного работодателя.

Категорически запрещается допускать в документе какие-либо опечатки либо ошибки.

Сколько требуется экземпляров?

Оповещение о предстоящем отпуске формируется в нескольких экземплярах. Столько же и соответствующих приказов руководства.

Один из них остается в отделе кадров, а другой – у руководства компаний.

Можно оформить сразу на несколько работников?

Трудовым Кодексом РФ не запрещается оповещать о времени начала трудового отпуска нескольких сотрудников одновременно.

Образец документа

Важно помнить, что категорически не допускается в процессе составления оповещения делать различные помарки либо опечатки.

Бесплатно скачать бланк можно по ссылке тут.

Пример документа:

Предупреждаем за 2 недели или в другой срок?

Многие спросят — за сколько дней пишется оповещение?

Период оповещения наемного штата сотрудников четко указан в действующем законодательстве РФ и составляет 14 календарных дней.

Источник: https://centrproh.ru/obraztsy/uvedomlenie-o-nachale-otpuska-obrazets-za-skolko-dnej-obyazatelno-li.html

Закон
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: