Оформление документов в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации? Организация работы по составлению примерных номенклатур дел

Содержание
  1. Номенклатура дел
  2. Типовая номенклатура дел для ООО примеры
  3. Роль документа
  4. Какие дела включать в номенклатуру
  5. Когда формируется документ
  6. Кто ведет номенклатуру дел
  7. Правила составления
  8. Правила оформления
  9. Образец составления номенклатуры дел
  10. Как заполнить форму номенклатуры дел организации
  11. Зачем нужна номенклатура дел
  12. Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации?
  13. Предназначение
  14. Определение
  15. Обязательно или принудительно?
  16. Структура
  17. С чего начать?
  18. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, Методические рекомендации Росархива от 05 августа 2005 года
  19. Общие положения
  20. 1.1. Основные понятия
  21. 1.2. Основные задачи примерной номенклатуры дел
  22. Номенклатура дел: правила составления
  23. Номенклатура дел 
  24. Номенклатура дел организации
  25. Номенклатура дел организации: образец
  26. Как выглядит типовой бланк
  27. Основное предназначение документа
  28. Правила заполнения документа
  29. Рекомендации по заполнению бланка
  30. Какие дела входят в номенклатуру

Номенклатура дел

Оформление документов в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации? Организация работы по составлению примерных номенклатур дел

Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока. Рано или поздно организация «дорастет» до архива, а пока этого не произошло, следует организовать в ней систему хранения документов.

Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что-то найти будет ох как сложно.

Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел.

Ничего сложного в номенклатуре дел нет. Было бы желание. Ниже мы подробно и поэтапно расскажем, как ее создать.

Дорогие читатели! Большая просьба: не нужно просить меня определить сроки хранения для тех или иных документов. Такие комментарии я даже не показываю на этой странице. Как установить сроки хранения документов, вы прочитаете, перейдя по ссылке. Спасибо за понимание

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3314

Типовая номенклатура дел для ООО примеры

Оформление документов в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации? Организация работы по составлению примерных номенклатур дел

› ООО

26.12.2019

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело».

Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом.

Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
  • Как заполнить форму номенклатуры дел организации

    Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

    Зачем нужна номенклатура дел

    Источник: https://buhgalter-rostova.ru/ooo/tipovaya-nomenklatura-del-dlya-ooo-primery.html

    Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации?

    Оформление документов в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации? Организация работы по составлению примерных номенклатур дел

    Каждая организация в процессе работы сталкивается с большим документооборотом. Договора, уставные, бухгалтерские, внутренние документы…

    Часть из них должна храниться на предприятии весь период его существования, но большинство справок можно уничтожить по завершении срока их действия.

    Чтобы иметь возможность быстро разобраться в собранных документах, составляется номенклатура дел организации. Образцы этого документа и алгоритм его построения будут рассмотрены далее.

    Предназначение

    В каждой организации создаются сотни документов. Ежедневно они накапливаются, работники постепенно сменяют друг друга. В какой-то момент становится сложно обнаружить приказ двухлетней давности. Во избежание таких ситуаций и создается номенклатура дел.

    Определение

    Дело – это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Номенклатура дел – это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. С его помощью можно правильно организовать документооборот. Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:

    • систематизирование группировки документов, которая обеспечивает их оперативный поиск и сохранность;
    • присвоение регистрационного номера по классификации дел;
    • составление описи документов постоянного, долговременного и личного хранения (в т. ч. акты на уничтожение).

    Номенклатуру дел используется при отборе документов для архива и уничтожения. Эта многофункциональная справка нужна каждой организации для упорядочения делопроизводства.

    При этом форма собственности организации значения не имеет.

    Если образец номенклатуры дел медицинской организации можно найти в нормативных актах и постановлениях, то аналитику заведенных дел частной организации придется составлять самостоятельно.

    Обязательно или принудительно?

    Составление данного перечня предусмотрено ”Правилами работы архивов”. Он является обязательным для организаций, у которых создается архив в качестве отдельной службы. В этот перечень, кроме государственных и муниципальных учреждений, также попадают некоторые коммерческие структуры, например нотариальные конторы.

    Всем остальным учреждением нужно создавать номенклатуру дел, чтобы систематизировать работу с документами, поскольку предприятия всех форм собственности обязаны обеспечить сохранность архивных справок. Это предусмотрено ФЗ №125. Заводить или обновлять детализированный список дел следует в четвертом квартале календарного года.

    Структура

    Номенклатура дел должна содержать все заводимые дела, кроме печатных изданий: заявления работников, справки с работы, журналы, книги учета, всю документацию структурных подразделений, переписку структурных подразделений и т. д. Документация ограниченного доступа должна содержать гриф “ДСП”.

    Справочник должен содержать дела временно действующих комиссий, подразделений. Но, например, профсоюз – это самостоятельная организация. Его сотрудники самостоятельно занимаются формированием справочника.

    Архив также должен содержать заголовки незавершенных дел ликвидированных предприятий, правопреемником которых является действующая организация.

    Образец заполнения номенклатуры дел организации вы можете видеть ниже.

    Сегодня многие предприятия ведут документацию в электронном виде. Некоторые отчеты даже не распечатывают на бумажную форму.

    В конце каждого раздела следует перечислить, какие отчеты ведутся в электронном виде, указать количество файлов и все необходимые ключевые слова для поиска.

    Некоторые учреждения создают отдельную электронную номенклатуру дел коммерческой организации. Образец и алгоритм ее заполнения должны полностью соответствовать принятым стандартам.

    С чего начать?

    Ответственность за составление справочника в крупных учреждениях несет служба документационного обеспечения (секретариат, канцелярия), а в малых – секретарь, другое назначенное лицо.

    В коммерческих организациях данную функцию выполняет отдел кадров, в котором как раз и создается большая часть документов.

    Поскольку информация должна поступать со всех структурных подразделений, то целесообразнее начать с разработки приказа о номенклатуре дел в организации. Образец такого приказа представлен вашему вниманию далее.

    ООО “АВС”

    20.11.2017 г. Москва

    С целью систематизации, хранения и учета документации

    ПРИКАЗЫВАЮ:

    Источник: https://FB.ru/article/374214/nomenklatura-del-organizatsii-obraztsyi-zapolneniya-kak-sostavit-nomenklaturu-del-organizatsii

    Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, Методические рекомендации Росархива от 05 августа 2005 года

    Оформление документов в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации? Организация работы по составлению примерных номенклатур дел

    УТВЕРЖДАЮРуководитель РосархиваВ.П.Козлов

    5 августа 2005 года

    СОГЛАСОВАНОЗаместитель начальникауправления комплектования,организации услуг и архивных технологий,начальник отдела комплектования РосархиваТ.А.Мещерина4 августа 2005 года

    Общие положения

    Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел (далее – методические рекомендации) имеют своей задачей оказать помощь специалистам организаций при упорядочении или совершенствовании документационного обеспечения управленческой деятельности.

    Методические рекомендации основываются на действующей нормативной и методической базе в области документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивного дела, учитывают использование в ДОУ компьютерных информационных технологий.

    Методические рекомендации предназначены для использования работниками служб ДОУ и архивов органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, юридических лиц независимо от форм собственности, имеющих в своем подчинении организации, учреждения, предприятия (далее – организации) с однородными функциями и однотипным составом документов, при разработке примерных номенклатур дел для этих организаций.

    1.1. Основные понятия

    Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

    Номенклатура дел структурного подразделения – систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве конкретного структурного подразделения организации в определенном году.

    Сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

    Примерная номенклатура дел – номенклатура дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер.

    Типовая номенклатура дел – номенклатура дел организаций, однородных по характеру деятельности и структуре.

    Типовая номенклатура дел является нормативным документом.

    Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения.

    1.2. Основные задачи примерной номенклатуры дел

    Примерная номенклатура дел предназначена для того, чтобы облегчить работу по составлению номенклатур дел конкретных организаций, обеспечить качество этих номенклатур и унифицировать их структуру, организовать хранение и учет документов и дел.

    Примерные номенклатуры дел отражают схему документирования деятельности ряда организаций, их однородных функций и задач, тем самым обеспечивая полноту сохраняемых информационных ресурсов организаций.

    Примерная номенклатура является рекомендацией, ориентиром для достижения высокого качества разрабатываемой в организации номенклатуры дел.

    Примерная номенклатура дел способствует унификации структуры систем документирования различных организаций и их сопоставимости в условиях информатизации.

    Примерная номенклатура дел является базой (основанием) для создания номенклатур дел конкретных организаций.

    Однотипность состава документов, входящих в унифицированные системы, и сроков их хранения является основой унификации структуры формирования дел, т.е. построения примерных номенклатур дел.

    В них определяется примерный перечень наименований дел, соответствующий порядку документирования типовых функций.

    В примерных номенклатурах программируется наиболее эффективная систематизация дел, информативность наименований, порядок (очередность) расположения и сроки хранения на основании нормативных документов.

    При проектировании автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ) примерная номенклатура дел и составленные на ее основе номенклатуры дел организаций могут быть использованы в качестве классификаторов документированной информации.

    В условиях развивающихся электронных делопроизводственных технологий примерная номенклатура дел, как и индивидуальная, должна включать документы как в традиционном, так и в электронном виде, о чем делается соответствующая отметка в графе “Примечания”.

    В результате использования примерных номенклатур дел организациями достигается существенный экономический эффект за счет снижения трудоемкости работ по составлению номенклатур дел.

    Источник: http://docs.cntd.ru/document/420379716

    Номенклатура дел: правила составления

    Оформление документов в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации? Организация работы по составлению примерных номенклатур дел

    В этой статье расскажем, что такое номенклатура дел и как ее составить.

    Номенклатура дел 

    Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

    Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

    Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

    Существует три вида номенклатур дел:

    • типовая,
    • примерная,
    • индивидуальная.

    Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.

    Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, порядка расположения заголовков дел и носит рекомендательный характер.

    Примерная номенклатура дел создается службой ДОУ организации для всех подчиненных организации структур (дочерних предприятий, обособленных подразделений, филиалов).

    Индексы, наименования дел и сроки их хранения не могут быть изменены ими самостоятельно.

    На основе типовых и примерных номенклатур дел составляются индивидуальные номенклатуры дел для конкретных организаций. Поэтому прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо выяснить, есть ли типовая или примерная для вашей организации.

    Номенклатура дел организации

    Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

    После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

    Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

    На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

    Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

    В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

    Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации.

    При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.).

    После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

    Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации. Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел.

    Ответственность за полноту отражения в номенклатуре дел, имеющихся в подразделении, возлагается на руководителя подразделения. В случае реорганизации или ликвидации подразделения, а также в случае увольнения руководитель подразделения обязан передать по акту (описи) числящиеся по номенклатуре дел документы своему правопреемнику или в архив.

    Заполненный раздел «Номенклатура дел» используется при автоматизированном создании дел (томов) для списания в них исполненных документов.

    Номенклатура дел представляет собой таблицу, которая состоит из 5 граф.

    В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и выглядят следующим образом: 04-02, где 04 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Цифровое обозначение структурного подразделения чаще всего берется из штатного расписания.

    Для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности) следует сохранять одинаковые индексы. Например, «Приказы руководителя по основной деятельности» в каждом структурном подразделении будут в деле под номером 3: 02-03, 03-03, 04-03 и т. д.

    В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел.

    Правила хранения предъявляют к формулировкам заголовков дел жесткие требования. Заголовок дела должен четко, кратко и в то же время в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

    Заголовки дел не должны содержать неконкретных формулировок («входящие документы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Такие заголовки вызывают трудности в поиске документов, маршрутизации, формировании дел для передачи в архив.

    Если дело содержит документы по одному вопросу, но они не связаны последовательностью делопроизводства, то в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые могут быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

    Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

    Заголовки дел внутри разделов и подразделов располагаются по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

    При этом перед заголовками дел с приказами руководителя организации располагаются заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций.

    После них располагаются заголовки дел, содержащих плановую и отчетную документацию.

    Правила, которых следует придерживаться:

    • заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке;
    • заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом;
    • если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а каждому тому могут быть присвоены свои заголовки, уточняющие содержание дела.

    Для любого структурного подразделения последним заголовком дела является номенклатура дел этого структурного подразделения. Для службы ДОУ – сводная номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения и акты на уничтожение документов.

    Целесообразно оставлять 2–3 номера для резерва, в случае если в течение года образуется новое дело.

    Так выглядит, например, последовательность расположения дел в разделе «Экспертная комиссия»:

    • 01-01 Протоколы заседаний Экспертной комиссии,
    • 01-02 Решения Экспертной комиссии,
    • 01-03 Отчеты о выполнении решений Экспертной комиссии,
    • 01-04 Материалы к заседаниям Экспертной комиссии (повестки дня, информационные письма, доклады, отчеты и др.),
    • 01-05 Номенклатура дел Экспертной комиссии,
    • 01-06 резервный номер.

    Пример заголовков дел, образующихся в деятельности службы ДОУ:

    • 01-01 Приказы по основной деятельности,
    • 01-02 Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности,
    • 01-03 Распоряжения по основной деятельности,
    • 01-04 Протоколы совещаний у Генерального директора,
    • 01-05 Переписка с заказчиками о формировании сметной документации,
    • 01-06 Переписка с заказчиком в части контроля качества строительства,
    • 01-07 Переписка с надзорными органами,
    • 01-08 Переписка с подрядчиком в части контроля качества строительства,
    • 01-09 Доверенности с завершенным сроком действия, выданные сотрудникам для представления интересов Компании,
    • 01-10 Реестр учета печатей,
    • 01-11 Сводная номенклатура дел ООО «ХХХ»,
    • 01-12 Описи дел Компании постоянного срока хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет),
    • 01-13 Описи дел Компании временного срока хранения (более 10 лет),
    • 01-14 Резервный номер,
    • 01-15 Резервный номер.

    В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Эта графа заполняется по окончании календарного года.

    В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или на основании решения экспертной комиссии.

    Отметка ЭПК проставляется только в номенклатурах дел организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

    Это означает, что срок хранения таких дел может быть постоянным и должен согласовываться с государственными архивами. Если организация не является источником комплектования, то вместо отметки ЭПК следует ставить отметку ЭК.

    Такая замена будет означать, что экспертизу ценности документов будет проводить экспертная комиссия организации.

    Если в номенклатуре дел есть заголовки дел с документами, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива или ЭК организации.

    В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Также здесь делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде.

    Для каждой графы в «1С:Документобороте» есть поле, в которое заводится указанная информация. Номенклатура дел формируется автоматически по унифицированной форме.

    Если в организации применяется практика перевода документов полностью в электронный вид (без предварительного документирования на бумажном носителе), то такие документы и образующиеся дела целесообразно исключить из номенклатуры дел.

    Такие дела хранятся в системе электронного документооборота, уничтожаются из нее и не хранятся на физических носителях информации. Однако методические рекомендации предполагают обязательный перенос документов в электронном виде на материальный носитель, для хранения таких документах на полках в архивах.

    В связи с этим такой подход целесообразен только для организаций, которые не являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

    Для того чтобы ввести в систему номенклатуру дел, требуется много сил и времени, однако впоследствии эти трудозатраты окупятся и дадут результаты: система будет помогать при проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел длительного хранения и выделении дел к уничтожению.

    См. по теме также статьи: Сдача документов в архив организации и Текущее хранение документов: порядок формирования дел.

    Источник: https://buh.ru/articles/documents/75412/

    Номенклатура дел организации: образец

    Оформление документов в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации? Организация работы по составлению примерных номенклатур дел

    Чтобы систематизировать документооборот, применяется номенклатура дел организации. Особенно ведение бланка актуально для крупных предприятий. В конце статьи можно скачать образец заполненной номенклатуры и пустой экземпляр.

    Как выглядит типовой бланк

    На самом деле утвержденной формы номенклатуры дел не предусмотрено. Поэтому руководители могут самостоятельно разрабатывать шаблон и при необходимости добавлять в него новые разделы.

    Типовой документ составлен в виде таблицы. Столбцы в номенклатуре дел имеют следующие обозначения:

    • индекс дела;
    • заголовок дела;
    • количество томов;
    • срок хранения дела;
    • примечания.

    Помимо этой информации, в бланке должны содержаться некоторые обязательные данные. В их числе:

    1. Название организации.
    2. Порядковый номер документа.
    3. Дата подписания.
    4. Таблица с перечнем дел.
    5. Подписи ответственных работников и руководителя.

    Можно отметить следующие виды номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения.

    Примерная содержит примерный состав дел и индексы. В отличие от типовой имеет рекомендательный характер.

    Важно! Типовая номенклатура дел носит обязательный характер.

    Индивидуальная номенклатура включает конкретные названия дел, которые запланировано внести в документооборот предприятия, ориентированных на специфику деятельности. Сроки хранения переводятся из бланков двух ранее упомянутых типов без изменений.

    Основное предназначение документа

    Как уже говорилось, номенклатуры дел организации используются для систематизации документооборота. Рассмотрим подробнее, каким образом это достигается.

    У предприятия складывается обширный документооборот. Все бумаги экспертно проверяются и сортируются в зависимости от структурного подразделения организации либо своей тематической направленности. Объединенные в одну папку, они составляют дело с индивидуальным названием и номером.

    Номенклатура нужна для:

    • распределения дел по структурным подразделениям;
    • отражения количества отдельных томов в каждом деле;
    • введения сроков хранения документов (например, отметка «ЭПК» (при необходимости проведения оценки экспертно-проверочной комиссией) указывает, что после проведения экспертизы документы могут быть переданы в архив; отметка «ДМН» (до минования надобности) подтверждает, что сроки хранения документов определяет организация).

    Благодаря ведению номенклатуры упрощается поиск бумаг фирмы. Также легче отслеживать сроки хранения бланков. При наступлении крайней даты их можно своевременно отправить в архив (по результатам ЭПК) или аннулировать.

    Правила заполнения документа

    Номенклатура состоит из обязательных реквизитов учреждений и самой таблицы с перечнем этих дел. Рассмотрим детально образец ее заполнения.

    1. Вводная часть. Здесь указывается название предприятия целиком, город, где оно зарегистрировано, дата подписания бланка, год, на который рассчитан документ. Отдельно планируется место для данных руководителя: его должности, ФИО, подписи.
    2. Таблица. В ней отражены номер дела, его заголовок, количество отдельных томов, срок хранения (с пометками «ЭПК» и прочими). Заключительным столбцом идут примечания, где можно указать форму ведения дела (электронную или печатную), место хранения оригиналов и ксерокопий и так далее.
    3. Заключение. Здесь вводятся данные сотрудника, ответственного за составление документа. Он ставит свою подпись, а затем передает бланк на утверждение руководителю.

    Кто может быть ответственным за ведение номенклатуры? Эту обязанность работодатель может поручить секретарю, делопроизводителю, работнику архива или отдела кадров. Здесь нет строгих правил, все зависит от распределения обязанностей в конкретной организации.

    Важно! Для дел, ведущихся в электронном виде, рекомендуется оставить отдельный раздел или собственную номенклатуру.

    Когда номенклатура дел организации оформлена, она передается руководителю предприятия. Он утверждает ее, поставив подпись.

    Рекомендации по заполнению бланка

    Касательно заполнения бланка, строгих правил по этому поводу нет. Далее перечислены основные моменты и практические рекомендации.

    1. Документ ведется на листе формата А4 (можно использовать фирменный бланк компании).
    2. Допускается заполнение бланка вручную и в печатном виде. Последний вариант предпочтителен, так как в основном документ имеет большой объем. Также при заполнении в печатном виде облегчается внесение поправок.
    3. Если в номенклатуру входит несколько листов, их скрепляют и нумеруют. В конце ставят штамп с датой подписания. Указывают число отдельных листов и ставится подпись должностного лица.
    4. Документ готовится в одном экземпляре.
    5. Когда срок действия бланка окончен, он отправляется в архив организации.

    Формировать документ для представления в органах нужно один раз в год, а именно в декабре, который завершает отчетный период. Как пример, в декабре 2016 готовится бланк на 2017 год. Такой подход позволяет определить точное число бумаг, которыми владеет компания на начало нового отчетного года.

    Само ведение номенклатуры не представляет собой ничего сложного. Важное примечание для дел, ведущихся в электронном виде: нумерация страниц идет по файлам. Аналогичное значение переносится в таблицу.

    Какие дела входят в номенклатуру

    Если сказать одним словом, все дела, имеющие отношение к работе компании, входят в номенклатуру. К таковым относятся в частности:

    • приказы;
    • учредительные документы;
    • инструкции по отдельным должностям;
    • входящие бланки;
    • исходящие документы;
    • секретные бумаги с данными, которые являются конфиденциальными или составляют коммерческую тайну.

    К вышеперечисленному перечню не относятся учетные журналы, заявления работников, внутренний оборот бумаг. Когда профсоюз является самостоятельным юридическим лицом, образованные в нем дела в таблицу не входят.

    Составление номенклатуры дел особенно важно для крупных предприятий. Оно позволяет систематизировать документооборот. Для его составления не предусмотрена унифицированная форма. Далее можно скачать по ссылке пример заполненного бланка.

    Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/buhgalterskie-dokumenty/nomenklatura-del-obrazec-skachat-besplatno.html

    Закон
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: