Как составляется приказ об отмене командировки? Как учесть расходы по несостоявшейся командировке

Содержание
  1. Как оформить отмену командировку в связи с коронавирусом
  2. 2. Отменить бронирования
  3. 3. Заполнить авансовый отчет
  4. 4. Произвести расчеты
  5. Подытожим
  6. Отмена командировки – Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business
  7. Отмена командировки по семейным обстоятельствам
  8. Отмена командировки в связи с отпавшей необходимостью
  9. Отмена командировки в связи с болезнью работника
  10. Отмена поездки в связи с форс-мажором
  11. Приказ об отмене командировки
  12. Служебная записка об отмене командировки
  13. Командировочные расходы: об отмене командировки, опоздании с отчетом и других ситуациях
  14. Существует ли ограничение по сроку командировки?
  15. Нужно ли становиться на налоговый учет в месте длительной командировки?
  16. Сотрудник поздно отчитался
  17. Командировка отменена: можно ли учесть расходы?
  18. Как оформить отмену и перенос командировки?
  19. Нормативная база
  20. Отмена командировки
  21. Причины
  22. В связи с болезнью/больничным
  23. По семейным/личным обстоятельствам
  24. Из-за погодных условий
  25. Как правильно оформить?
  26. Документы
  27. Нужен ли авансовый отчет?
  28. Особенности возврата расходов
  29. Возврат билетов
  30. Возврат командировочных
  31. Налоговые последствия
  32. Проводки
  33. Перенос служебной поездки
  34. Как оформить?
  35. Если суточные были выплачены
  36. Если средства не были получены работником
  37. Командировка не состоялась из‑за коронавируса. Как учесть расходы?
  38. В каком случае можно учесть расходы на отменённую командировку
  39. Оформляем приказ об отмене командировки
  40. Отменяем бронь отеля и покупку билета
  41. Отмена по возвратному тарифу
  42. Отмена по невозвратному тарифу и штрафы
  43. Учитываем расходы на визу — для заграничных поездок
  44. Утверждаем авансовый отчёт и учитываем расходы на командировку
  45. Отмена командировки — оформление и образец
  46. Причины отмены командировки
  47. Отмена командировки в связи с болезнью
  48. Отмена командировки из-за погодных условий
  49. Отмена суточных при командировках в 2018 году
  50. Учет невозвратных билетов при отмене командировки
  51. Как оформить отмену командировки сотрудника?

Как оформить отмену командировку в связи с коронавирусом

Как составляется приказ об отмене командировки? Как учесть расходы по несостоявшейся командировке

В условиях пандемии отмена командировок стала частымявлением. В этой статье мы разберем, можно лиотменить или перенести служебную поездку из-за коронавируса, чтодолжно быть в приказе об отмене командировки и какправильно отразить расходы на уже оплаченные билеты. Обо всемпо порядку.

Закон не ограничивает компанию в причинах отменыкомандировки. Основания для отмены запланированной рабочей поездкимогут быть разные:

— потеря актуальности поездки;

— болезнь сотрудника;

— семейные обстоятельства командированного;

— ЧС (забастовки, природные бедствия, эпидемиии т.д.).

Отмену командировки из-за пандемии коронавируса можно отнестик форс-мажору. При этом не важно, по какой причинене состоится рабочая поездка: из-за закрытых границ илинеблагоприятной эпидемиологической обстановки. Главное —обосновать отмену поездки и, по возможности, сослатьсяна официальные документы. Это нужно для того, чтобыу инспекции не возникло лишних вопросов.

Если приказ о командировке был выпущен, но аванс ещене перечислили и билеты в поездку не купили,достаточно только выпустить приказ об отмене командировки.

Законодательно установленной формы для такого приказа нет.Документ составляется в произвольной форме на стандартномбланке компании. В тексте нужно указать основание для отменырабочей поездки — например, сослаться на официальныеисточники:

В документе необходимо написать имена и должностиработников, которых затрагивает приказ. Также в тексте нужноуказать номер приказа, который аннулируется.

Сотрудник, который должен был ехать в командировку, долженознакомиться с приказом или распоряжением и поставитьсвою подпись.

Если же компания уже успела понести расходына командировку, потребуется предпринять еще несколькошагов.

2. Отменить бронирования

Даже если работник не поехал в командировку, компаниявсе равно несет фактические расходы, которые чаще всего полностьювозместить нельзя. При возврате ж/д и авиабилетов чаще всеговозвращается неполная сумма — удерживаются сервисные сборыи сборы за возврат. Если билеты невозвратные,их стоимость и вовсе нельзя вернуть.

Чем раньше оформить возврат билетов на транспорт, тембольше денег вернется. Пользователи Туту могут сдать ж/ди авиабилеты в личном кабинете на сайте илив приложении.

Если билеты оформлены в аккаунте Туту Командировки, то возвратосуществляется из бизнес-аккаунта. После оформления возвратаэлектронная квитанция и УПД (акт на сервисный сбор)придут на эл.

почту, также их можно скачать в личномкабинете.

Для авиабилетов срок возврата составляетдо 30 календарных дней, для ж/д билетов — 7-10рабочих дней.

Также командированному нужно отменить бронирование отеля илиапартаментов, если это возможно. Некоторые сервисы бронирования привозврате удерживают сборы за свои услуги. Подробнее

Все полученные электронные документы и чеки нужнораспечатать и сдать вместе с авансовым отчетом.

3. Заполнить авансовый отчет

Этот документ позволяет сотруднику отчитаться о том, какиерасходы он успел понести и сколько удастся вернуть. Дляотчета используют стандартную форму №АО-1. Заполнять документ нужнотогда, когда все отчетные документы уже на руках. Сдать отчетнадо не позднее 3 дней после выхода приказаоб отмене командировки.

В документе нужно прописать:

  • размер перечисленного аванса;
  • сумму потраченных средств;
  • остаток или перерасход средств.

На оборотной стороне авансового отчета пропишите названияотчетных документов (кассовый чек, квитанция на возврат, УПД)и сумму расходов по каждому из них.

Если билет возвращен, то нужно распечатать квитанциювозврата с указанием удержаний и суммы к возврату.Если билет невозвратный и его не удалось сдать,то понадобится сделать скриншот уведомленияот авиакомпании или сервиса бронирования. То же самоеи с бронью отелей.

4. Произвести расчеты

Задача бухгалтерии — рассмотреть все представленныедокументы и произвести перерасчеты.

Если работник оплатил отель и билеты со своей карты,ему нужно отчитаться о фактических понесенных расходахв авансовом отчете. Деньги, которые он позже получитот перевозчика или отеля при возврате, компания удержитиз его следующей зарплаты.

Если организация успела выплатить суточные работнику,то он должен вернуть деньги в кассу или перечислитьна расчетный счет организации. Некоторые компании могутудержать суточные из заработной платы по заявлениюсотрудника.

Расходы на командировку сотрудника — это затратыорганизации, а не доходы сотрудника. При учетеих нужно отнести к внереализационным расходам компании. А вотсуточные к расходам причислять не нужно, посколькуработник их не потратил.

Если сотрудник изначально оплатил билеты и жильесо своей карты и при возврате были удержаны сборы,компания все равно должна возместить работнику полную суммурасходов. При компенсации сотруднику этих расходов удерживать НДФЛи платить страховые взносы с сумм не нужно.

Если же билеты и гостиница оплаченыс корпоративного счета (например, в Туту Командировки), то деньгивозвращаются напрямую на счет компании.

Допустим, карантин и ситуация с пандемией делаюткомандировку невозможной именно сейчас, но необходимостьв ней не отпадает. Можно ли перенестизапланированную командировку на другое время? Отвечаем.

Перенос командировки законом никак не регулируется,но это не значит, что он невозможен. По логике,процесс переноса служебной поездки, как и любой другойпроцесс, должен быть задокументирован и обоснован.

Руководитель командированного должен составить служебнуюзаписку, в которой надо указать причину переноса командировки.После согласования служебной записки с гендиректором нужноотменить предыдущий приказ и издать новый, с указаниемдругих дат. Работник должен ознакомиться с документоми подписать его.

Примечание: если командировка переносится на небольшой срок(например, несколько дней), возвращать суточныенеобязательно — все равно уже скоро они понадобятся работнику.

Авиабилеты можно не сдавать, а обменять на новые даты (если позволяет тариф).Такую возможность предоставляют многие авиакомпании. Часто этовыгоднее, чем сдать билет и и приобрести новый.

Чтокасается ж/д билетов, то их обменятьне получится — только купить другие.

Подытожим

  • Для отмены или переноса командировки лучше ссылатьсяна уважительные причины.
  • Чем раньше оформить возврат билетов, тем больше удастся вернуть(кроме невозвратных билетов).
  • Штрафы за отмену бронирования — расходыне сотрудника, а компании.
  • В авансовый отчет вписывают сумму всех фактическипонесенных расходов.
  • В случае переноса командировки на небольшой срокработник может не возвращать суточные.

Еще можно почитать:

Командировкаво время пандемии

Каршерингв командировке

Компенсация транспортных расходовв командировке

Какиедокументы нужны для командировки в 2020 году

Туту.ру — сервис для организации путешествийи командировок.Мы сделали процесс бронирования билетов для рабочих поездокудобным и прозрачным. Оплатить билеты можно банковской картойили с онлайн-депозита компании. Все отчетные документыо поездке приходят на эл. почту и доступныв личном кабинете. Подробнее про Туту Командировки

Источник: https://b2b.tutu.ru/content/article/trip_cancel/

Отмена командировки – Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Как составляется приказ об отмене командировки? Как учесть расходы по несостоявшейся командировке

Существует множество причин отмены командировки – от изменившихся бизнес-задач до болезней сотрудников. Значит, компания должна быть готова к тому, что деловая поездка не состоится. Как оформить отмену командировки, и какие документы нужно будет для этого подготовить?

Причин для отмены командировки может быть достаточно много. Вот лишь самые популярные из них:

  • отпала необходимость в поездке – например, переговоры с партнером зашли в тупик и вылетать на подписание договора больше не требуется;
  • сроки командировки изменились – одна из самых частых причин отмены командировки это ее фактический перенос на другие даты;
  • болезнь или отпуск сотрудника – если работник заболел или ему потребовалось уйти в отпуск, взять отгул, то командировку также придется отменить;
  • форс-мажор – нередко поездки отменяются из-за того, что в месте назначения происходят природные катаклизмы, вроде ураганов.

Ниже мы подробнее рассмотрим процесс отмены командировки в различных ситуациях.

Отмена командировки по семейным обстоятельствам

Если у работника происходит какое-то событие, которое требует его присутствия и препятствует отбытию в командировку, то поездку можно отменить.

Однако по закону не существует исчерпывающего списка «семейных обстоятельств», при котором это можно делать.

Так что для того, чтобы такие обстоятельства стали причиной с точки зрения законодательства, соответствующие положения компания обязана внести в локальные нормативные документы.

В итоге тот факт, является ли конкретная ситуация подходящей под понятие «семейные обстоятельства» руководитель будет решать именно в соответствии с этими документами.

Отмена командировки в связи с отпавшей необходимостью

В этом случае нужно составить служебную записку с указанием причины отмены поездки – например, инженера собирались отправить в филиал в другом городе для починки оборудования, но неполадки удалось устранить на месте. Такая служебная записка будет являться основанием для оформления приказа об отмене командировки.

Отмена командировки в связи с болезнью работника

Если сотрудник заболел, то здесь может быть сразу несколько вариантов развития ситуации. При выявлении болезни уже после отправки в командировку, работника нужно будет отозвать. С другой стороны, возможно и продление поездки – если сам сотрудник с этим согласен. В таком случае больничный лист нужно будет предъявить после возвращения в офис.

И соответственно, если человек заболел до начала деловой поездки, то ее нужно отменить, а его отправить на больничный. В период болезни по закону, сотрудники не могут исполнять свои обязанности, а тем более делать это вне места жительства.

Отмена поездки в связи с форс-мажором

Как и в случае с семейными обстоятельствами, возможность отмены деловых поездок из-за форс-мажора (например, погодных условий) следует прописывать в локальных актах.

Поговорим о том, какие документы нужно подготовить, чтобы правильно отменить командировку.

Приказ об отмене командировки

В настоящее время оформление приказа об отмене командировки – не обязательно. Составлять документ можно в произвольной форме, потому что унифицированного шаблона для него нет. Конечно, в компании может быть разработан собственный шаблон приказа об отмене командировки обязательный к использования в рамка именно этой организации.

Обычно оформляют один экземпляр приказа об отмене командировки, но их может быть и больше. Подписывать приказ должен директор компании, а также те сотрудники, на которых распространяется действие документа. Печать на документ не обязательна, если это не требуют локальные нормативные акты фирмы.

В приказ должна попасть следующая информация:

  • название компании;
  • номер, дата и место составления документа;
  • описание причин отмены поездки;
  • должности и ФИО сотрудников, затронутых действием приказа;
  • ссылка на номер приказа о командировке, действие которого нужно отменить;
  • также в тексте указывается сотрудник, ответственный за исполнение приказа.

Приказ об отмене командировки образец

Служебная записка об отмене командировки

Этот документ является основанием для составления приказа об отмене командировки. Для него также не существует унифицированного бланка, так что готовить его можно в произвольном формате.

Составить записку может как сам сотрудник, который должен был поехать в командировку, так и его руководитель. 

Служебная записка об отмене командировки образец

Как видно, по текущим нормам в отмене командировки нет ничего сложного – для этого достаточно подготовить служебную записку и приказ. Главное предусмотреть возможные причины отмены или переноса деловой поездки в локальных нормативных документах.

Источник: https://b2b.onetwotrip.com/blog/business-trip/otmena-komandirovki/

Командировочные расходы: об отмене командировки, опоздании с отчетом и других ситуациях

Как составляется приказ об отмене командировки? Как учесть расходы по несостоявшейся командировке

На наш взгляд — да, можно. Хотя заметим, что существует и обратное мнение, приверженцы которого ссылаются на Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв.  Решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40).

В пункте 10 данного документа говорится о том, что выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. На этом основании делается вывод о том, что выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов может производиться только наличными деньгами.

Такое же мнение высказывал и Центральный банк РФ в Письме от 18.12.06 № 36-3/2408.

В этом письме «банкиры» дополнительно отметили, что «нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации».

Но дело в том, что указанным выше Порядком предусмотрены правила ведения кассовых операций. Поэтому содержащееся в нем положение о том, что наличные деньги должны выдаваться из кассы компании, в случае с командировками ни о чем еще не говорит.

Ведь в законодательстве нет прямого запрета на выдачу денежных средств под отчет путем перечисления их на личную карточку работника. И, кстати, тот же Центральный банк РФ в более позднем письме от 24.12.

08 № 14-27/513 признал, что вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на личные карточки работников, находится в плоскости применения трудового законодательства, и не относится к компетенции Центробанка.

Однако необходимо отметить, что выдача средств под отчет путем перечисления на личную карточку работника может быть чревата налоговыми последствиями. Бывали случаи, когда налоговики трактовали такое перечисление как получение сотрудником оплаты труда и на основании этого доначисляли «зарплатные» налоги.

Похожий спор рассматривался, например, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 11.0208 по делу № А52-174/2007.

Правда, в этом споре налоговая инспекция проиграла, так как не смогла предоставить суду достаточные доказательства того, что перечисленные на карточку суммы являются выплатой дохода, подлежащего обложению «зарплатными» налогами.

В целях минимизации рисков компании могут, например, в Положении о командировках прописать возможность выдачи «командировочных» средств путем перечисления на личные банковские карточки работников.

Существует ли ограничение по сроку командировки?

Согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Данной статьей не установлено ограничение по сроку командировки.

Там же сказано, что особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

В настоящее время особенности направления работников в служебные командировки регулируются Положением, которое утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.1008 № 749.

Пунктом 4 данного Положения предусмотрено, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Максимально возможный срок командировки там также не приведен.

Таким образом, максимальный срок продолжительности служебной командировки в настоящее время не ограничен. Данный вывод подтверждают и чиновники (письмо УФНС России по г. Москве от 11.06.09 № 16-12/059796).

Нужно ли становиться на налоговый учет в месте длительной командировки?

Как известно, становиться на учет в ИФНС необходимо в случае образования обособленного подразделения, которым является любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные (то есть на срок более одного месяца) рабочие места.

Можно ли утверждать, что в случае командирования сотрудника на срок более одного месяца в месте выполнения служебного задания образуется обособленное подразделение? Иначе говоря, считается ли, что в данной ситуации оборудовано стационарное рабочее место? Чиновники под оборудованностью стационарного рабочего места понимают «создание всех необходимых для исполнения трудовых обязанностей условий, а также само исполнение таких обязанностей» (письма Минфина России от 17.03.10 № 03-02-07/1-114, от 25.12.09 № 03-02-07/1-572). Как видим, чиновники ограничились общими формулировками. Ведь очевидно, что командированный сотрудник направляется в определенное место не отдыхать, а исполнять те или иные свои трудовые обязанности. И логично, что в месте командирования созданы условия для выполнения этих обязанностей. Иначе как бы сотрудник их исполнял? Получается, разъяснения чиновников ясности не дают.

Давайте сами разберемся в этом вопросе. Для начала обратимся к определению «рабочего места», которое дается в статье 209 ТК РФ. Там сказано, что под рабочим местом понимается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Контроль со стороны работодателя предполагает наличие прав по распоряжению, пользованию и владению помещением, а также необходимыми для работы оборудованием и инструментами. Очевидно, что в ситуации с командировкой в другую компанию, место, куда сотрудник направляется для выполнения служебного задания (другая компания), работодателю не подконтрольно.

А значит, говорить о создании рабочего места было бы неправильно.

Кроме того, под оборудованием рабочего места следует понимать создание именно работодателем условий для исполнения работником трудовых обязанностей (Постановление ФАС Московского округа от 02.03.09 № КА-А40/817-09).

Тогда как условия для работы прибывшего в командировку сотрудника создает не направившая сотрудника компания, а организация-контрагент.

Именно этот аргумент помогает компаниям при спорах с налоговиками (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 15.0210 № Ф07-288/2010).

Но если сотрудник едет в другой город не к контрагенту, а, например, в арендованное его организацией помещение, в котором выполняет служебное поручение, то здесь уже речь идет об обособленном подразделении. Ведь стационарное рабочее место оборудовано компанией, с которой сотрудник состоит в трудовых отношениях.

Сотрудник поздно отчитался

Лицо, вернувшееся из командировки, обязано отчитаться по полученным денежным средствам в течение 3-х рабочих дней со дня возвращения. Об этом сказано в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв.

решением Совета Директоров ЦБР 22.09.93 № 40). Трехдневный срок для отчета предусмотрен и пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Но на практике часто возникают ситуации, когда сотрудник отчитывается за пределами данного срока или, более того, когда декларация по налогу на прибыль уже сдана. Означает ли это, что компания потеряла возможность учесть в расходах суммы по авансовому отчету, сданному позже?

Нет, не означает. Командировочные расходы признаются в налоговом учете на дату утверждения авансового отчета, что четко следует из подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ.

Таким образом, произведенные командировочные расходы фирма учтет в том отчетном периоде, в котором авансовый отчет сдан.

Факт нарушения сотрудником срока сдачи авансового отчета не лишает компанию права отразить командировочные расходы в налоговом учете.

Командировка отменена: можно ли учесть расходы?

Может возникнуть ситуация, когда запланированную поездку необходимо отложить или перенести на более поздний срок. А билеты уже куплены. При возврате билетов перевозчик удерживает некую сумму. Вопрос: можно ли эту сумму учесть при расчете налога на прибыль? Давайте разберемся.

Билет — это документ, подтверждающий заключение договора перевозки пассажира, что четко следует из Устава железнодорожного транспорта РФ. Соответственно, возврат билета приравнивается к нарушению условий договора перевозки.

А значит, удержанная перевозчиком сумма есть ни что иное, как санкция за нарушение условий договора перевозки. Налоговый кодекс РФ разрешает налогоплательщикам относить на расходы суммы санкций за нарушение договорных обязательств (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Надо сказать, что Минфин России также не имеет ничего против включения подобных сумм в расходы, учитываемые при налогообложении прибыли (Письмо от 25.09.09 № 03-03-06/1/616).

С расходами на визы при несостоявшейся загранкомандировке все обстоит гораздо сложнее. Расходы на оформление виз упомянуты в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, в котором речь идет о командировочных расходах. А командировочные расходы возможны только при состоявшейся командировке.

Конечно, можно говорить о том, что перечень расходов у нас открыт, но правило об обоснованности расходов никто не отменял. А доказать обоснованность затрат на выдачу виз при отмененной поездке организациям будет крайне сложно. Поэтому я бы на месте бухгалтеров не учитывала подобные расходы при налогообложении прибыли.

Отметим, что Минфин России также высказывается против учета этих затрат в налоговом учете (письмо от 06.05.06 № 03-03-04/2/134).

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/comments/2011/2/4260

Как оформить отмену и перенос командировки?

Как составляется приказ об отмене командировки? Как учесть расходы по несостоявшейся командировке

Зачастую возникают обстоятельства, которые могут препятствовать дальнейшему выполнению служебного задания. В таких случаях необходимо правильно осуществить операцию документального оформления отмены или переноса командировки.

Рассмотрим основные вопросы и возникающие нюансы более подробно.

Нормативная база

Часть 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ гласит, что служебная командировка – это поездка сотрудника организации в определенное место для выполнения задания руководства предприятия.

Абзац 2 пункта 3 Положения о служебных командировках регламентирует, что направление сотрудника в поездку осуществляется согласно приказу по формам № Т-9 и Т-9а.

Трудовой кодекс РФ

Бланк формы Т-9

Бланк формы Т-9а

Отмена или перенос командировки должны производиться также согласно особому приказу или распоряжению.

Причем документ должен быть издан заново – запрещается вносить поправки в основной приказ о командировке.

Отмена командировки

Чтобы отменить командировку, необходимо выяснить причины, подготовить пакет соответствующей документации и правильно отразить данный аспект в финансовой и бухгалтерской отчетности.

Рассмотрим более подробно все эти нюансы.

Причины

Существует несколько обстоятельств, при которых возможно оформление отмены командировки.

В связи с болезнью/больничным

При возникновении у сотрудника временной нетрудоспособности служебную командировку необходимо отменить.

Нахождение на больничном листе предполагает выплату государственного пособия по временной нетрудоспособности. В период болезни работник не может исполнять свои трудовые обязанности, в том числе служебное поручение.

Таким образом, при возникновении временной нетрудоспособности сотрудника необходимо отозвать из командировки.

Однако нахождение в командировке во время болезни допускается, но только при письменном согласии самого сотрудника.

В таких случаях необходимо закрыть больничный лист и осуществлять трудовую деятельность в штатном режиме.

По семейным/личным обстоятельствам

Поскольку действующее законодательство не регламентирует семейные обстоятельства, при которых в обязательном порядке должен быть осуществлен отзыв работника из командировки, руководителям организации необходимо закрепить соответствующие положения в локальных нормативно-правовых актах по собственному усмотрению.

Таким образом, возможность или невозможность отмены командировки по семейным или личным обстоятельствам будут зависеть от внутренних нормативных документов.

Из-за погодных условий

Регулирование вопроса отмены командировки из-за погодных условий, а также из-за прочих обстоятельств непреодолимой силы необходимо закрепить в соответствующих локальных актах.

Как правильно оформить?

Рассмотрим пошаговую инструкцию по правильному оформлению отмены служебной поездки:

  • сбор документации и выявление причин, вызвавших отмену командировки;
  • составление служебной записки с указанием на причины отмены;
  • издание приказа об отмене командировки;
  • возврат неиспользованной части аванса, предоставление авансового отчета.

Документы

Для оформления процесса необходим определенный пакет документации:

  • приказ;
  • служебная записка;
  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие фактически понесенные расходы в командировке.

Образец приказа:

Образец служебной записки:

Нужен ли авансовый отчет?

Возможны две ситуации:

Пример № 1:

Обидин С.В. по направлению руководства должен был уехать в двухнедельную командировку. Однако в день отъезда сотрудник сильно заболел. Руководитель принял решение отменить поездку. Денежные средства Обидину были выданы три дня назад. Обязан ли он их возвращать?

Решение:

Работник не произвел расходов до того, как была отменена командировка. В таком случае он просто сдает денежные средства в кассу по приходному кассовому ордеру. В нем делается ссылка на приказ об отмене в качестве основания.

Пример № 2:

Савилова Н.Ю. пробыла в командировке 3 дня, после чего ей пришла телеграмма о смерти близкого родственника. Она позвонила директору, который принял решение отменить командировку. Что делать в таких случаях, когда определенная часть денежных средств уже была потрачена?

Решение:

Сотруднику необходимо составить авансовый отчет по форме № АО-1, а остаток денежных средств сдать в кассу.

Финансовая и бухгалтерская сторона вопроса
Рассмотрим более подробно некоторые финансовые и бухгалтерские нюансы, которые могут возникнуть.

Особенности возврата расходов

Все неиспользованные денежные средства, выданные сотруднику в качестве аванса, должны быть возвращены в кассу не позднее, чем через три рабочих дня после выхода на работу в связи с отменой служебной поездки.

Подтверждающим документом об использованных средствах будет являться авансовый отчет по форме АО-1:

Авансовый отчет-ao-1

Возврат билетов

При отмене командировки к авансовому отчету следует приложить один из двух документов в зависимости от обстоятельств:

  • документ, который подтверждает возврат билета с указанием удержанной и возвращенной суммы;
  • справка от компании-перевозчика о невозвратном билете.

Возврат командировочных

Неиспользованные командировочные необходимо вернуть в кассу предприятия пропорционально количеству дней командировки, которые были отменены.

Налоговые последствия

Для целей исчисления налога на прибыль следует документально обосновать потери и расходы, возникшие в связи с отменой командировки:

  • удержанные компанией-перевозчиком суммы при возврате билетов следует включить в состав внереализационных расходов на дату признания;
  • цену первоначально купленного билета за вычетом возвращенной суммы учесть в составе прочих расходов производства и реализации.

Проводки

Пример бухгалтерских проводок при отмене командировки:

Д-тК-тНаименование хозяйственной операции
7150Выданы средства из кассы
2071Списание издержек на билеты без НДС
2071Списание издержек на гостиницу без НДС
2071Списаны суточные
5071Сотрудником возвращен остаток средств в кассу

Перенос служебной поездки

Иногда возникает необходимость не в отмене, а в переносе даты служебной поездки.

Причинами переноса могут являться:

  • семейные обстоятельства;
  • обстоятельства непреодолимой силы;
  • болезнь сотрудника;
  • производственная необходимость переноса.

Как оформить?

Перенос оформляется следующим образом:

  • выявление причин, по которым возник перенос командировки;
  • составление служебной записки с указанием на причины переноса;
  • издание приказа о переносе командировки.

Если суточные были выплачены

Предприятие может вернуть суточные из расчета фактического пребывания сотрудника в командировке.

Возврату будет подлежать сумма денежных средств, исходя из количества фактически не проведенных вне места работы дней.

Если работник успел потратить все денежные средства, организация может:

  •  потребовать возмещения путем удержания необходимой суммы из дохода следующего расчетного периода работника;
  • не требовать возмещения.

Если средства не были получены работником

Если сотрудник не получил денежные средства, возврат остатка в кассу не производится.

В некоторых случаях возникает необходимость в отмене и переносе командировки.

Вне зависимости от обстоятельств, необходимо правильно оформить данный процесс и подготовить документацию – составить служебную записку, издать приказ и оформить возврат денежных средств от сотрудника.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/otmena-i-perenos-komandirovki/

Командировка не состоялась из‑за коронавируса. Как учесть расходы?

Как составляется приказ об отмене командировки? Как учесть расходы по несостоявшейся командировке

В каком случае можно учесть расходы на отменённую командировку
Оформляем приказ об отмене командировки
Отменяем бронь отеля и покупку билета
Отмена по возвратному тарифу
Отмена по невозвратному тарифу и штрафы
Учитываем расходы на визу — для заграничных поездок
Утверждаем авансовый отчёт и учитываем расходы на командировку

В каком случае можно учесть расходы на отменённую командировку

Возможность списать в расходы стоимость неиспользованных билетов или броней зависит от причины отмены командировки. Если причиной стали непреодолимые обстоятельства, например стихийные бедствия, эпидемия, закрытие транспортного сообщения, — расходы учесть можно. При отмене по вине сотрудника расходы принять нельзя.

Для отмены командировки нужно издать приказ руководителя, отменить брони и сдать билеты, утвердить авансовый отчёт со всеми документами, подтверждающими расходы.

Оформляем приказ об отмене командировки

Руководитель оформляет отмену командировки из-за COVID-19 приказом. Чтобы обосновать отмену, приложите копии рекомендаций Роспотребнадзора, Ростуризма и иных органов.

Приказ об отмене составляйте в произвольной форме. Он должен отменять или переносить на другую дату прошлое распоряжение о служебной поездке. В приказе укажите:

  • причины отмены командировки. Если в регионе или в другой стране ограничено посещение из-за угрозы заражения, сошлитесь на решение главы региона или рекомендации Роспотребнадзора;
  • реквизиты приказа о направлении работника в командировку, который отменяется;
  • порядок возврата неизрасходованных средств, а также порядок отмены брони гостиниц, возврата билетов.

Скачать образец приказа

Работник должен ознакомиться с приказом и подписать его. Если он работает дистанционно или уже находится в месте командировки, можно:

  • отправить ему скан или фото приказа по электронной почте;
  • попросить работника составить расписку об ознакомлении с приказом.

Оригинал он подпишет, как только это будет возможно.

Отменяем бронь отеля и покупку билета

Отменять бронь и сдавать билеты должен тот, кто их покупал. Это может быть компания или командированный сотрудник.

Если сотрудник покупал билеты и бронировал отель на свои деньги, нужно компенсировать ему неустойки и невозвратные тарифы (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и взносы на эту сумму не начисляются (п. 1 ст. 217 НК РФ). Если на покупку выдавали аванс, по расходам работник сдаёт авансовый отчёт с подтверждающими документами (п. 1, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Дальнейшие действия зависят от тарифа, по которому сделана бронь или приобретён билет.

Отмена по возвратному тарифу

Стоимость билета или отеля с возвратным тарифом рассматривайте как предоплату. Когда сдадите билет и заберёте деньги, у компании не возникнет доход. Поэтому цену возвращённого билета не нужно учитывать в целях налогообложения (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).

НДС, предъявленный перевозчиком в стоимости билетов, нет оснований принимать к вычету, так как услуги перевозки не оказаны. Начислять НДС к уплате тоже не нужно (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Отмена по невозвратному тарифу и штрафы

Деньги за билет могут не вернуть совсем или удержать штраф. Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документами и связаны с деятельностью компании (письма Минфина России от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

Расход на невозвратный билет можно подтвердить билетом, в котором прописан тариф. Подтверждение брони отеля вы получите на почту, там тоже указан тариф. Штраф за возврат подтверждается чеком с суммой удержания.

Учитываем расходы на визу — для заграничных поездок

Минфин рекомендует ориентироваться на причины отмены командировки. Они должны быть объективны и связаны с деятельностью компании: болезнь сотрудника, письменная просьба о переносе от принимающих лиц, пандемия и т.п. Тогда расходы можно учесть в составе внереализационных.

Стоимость визы не нужно облагать НДФЛ и взносами (письма Минфина от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, Минтруда России от 27.11.2014 № 17-3/В-572).

Утверждаем авансовый отчёт и учитываем расходы на командировку

Сотрудник должен отчитаться по затратам и вернуть неизрасходованный аванс. Расходы на отменённую поездку он подтверждает авансовым отчётом, к которому прилагает документы. Срок сдачи отчёта и возврата неизрасходованных подотчётных средств определите в приказе об отмене командировки.

Расходы можно признать для расчёта налога на прибыль только после издания приказа руководителя об отмене командировки, возврата билетов (отмены броней) и сдачи авансового отчёта (п. 1, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В бухучёте расходы отразите проводками:

ПроводкаОперация
Дт 50 (51) Кт 71Работник вернул деньги за билет или отмену брони
Дт 91.2 Кт 71Учтены в расходах:
  • стоимость невозвратных билетов;
  • неустойка или штраф;
  • расходы на визу.
Дт 71 Кт 51 (50)Компания компенсировала сотруднику расходы

Источник: https://kontur.ru/articles/5783

Отмена командировки — оформление и образец

Как составляется приказ об отмене командировки? Как учесть расходы по несостоявшейся командировке

Бесплатная консультация юриста по телефону:

В работе компаний часто возникают обстоятельства, когда того или иного сотрудника по различным причинам нужно отправить в служебную поездку или перенести на другой период. Обычно вопросы, которые касаются поездки, отзыва или отмены не регламентируются текущими нормативными актами. Но есть обширные условия в законе, согласно которым можно издать приказ об отмене.

Причины отмены командировки

На предприятиях бывают ситуации, когда необходимо отменить поездку работнику в командировку. Причины этому бывают различные:

  • Задача, которую нужно было решить, была осуществлена до отправления;
  • Сотрудник-специалист внезапно заболел, в результате чего поездку нужно было отменить.

О подобных ситуациях необходимо заранее позаботиться, а денежные средства вернуть обратно на счет компании. В отделе бухгалтерии предусматривается также срок возврата подобных денежных средств: как правило, трудящийся должен в течение трех рабочих дней до окончания срока сделать отчет и направить в бухгалтерию компании.

Если служебная записка об отмене поездки была аннулирована, то срок возврата денежных средств нужно предусмотреть в виде условия, которое может быть трактовано в самом приказе. Но учтите некоторые особенности.

Если в случае отмены командировки уже были израсходованы денежные средства, билеты на транспортное средство не удалось вернуть обратно, то сотрудник не сможет вернуть их обратно в кассу. Кроме того, он понесет дополнительные убытки.

В этих случаях потребуется провозгласить приказ по поводу компенсации сотруднику стоимости билетов, которые не были использованы.

Внимание! Эти расходы, как правило, вносятся в документы для снижения суммы налогообложения по доходу. Однако они должны соответствовать двум условиям:

  • Служебная поездка в другую компанию должна быть связана с получением дополнительного дохода;
  • Причина была представлена в соответствии с подтверждающими документами.

Отмена командировки в связи с болезнью

Оплата больничного не зависит от того, болеет ли сотрудник дома или находится в командировке. В любом случае ему понадобятся средства по временной нетрудоспособности.

Первое, что необходимо сделать сотруднику по причине болезни — обратиться к врачу для того, чтобы ему был открыт больничный.

Если же издается приказ об отмене служебной поездки в связи с болезнью, в качестве подтверждающего документа служит больничный лист. Его можно получить у лечащего врача.

Образец

Отмена командировки из-за погодных условий

Если удалить эти приказы не представляется возможным и они находятся в журнале учета конкретной организации, то нужно сформировать повторный приказ об отмене служебной поездки.

Например, это будет выглядеть так: в результате плохих погодных условий нужно отменить отправление Сидорова с такого-то по такое число.

Также следует отменить приказ о направлении в командировку, включая командировочное удостоверение.

Отмена суточных при командировках в 2018 году

В 2017 году Министерство финансов издало приказ под номером 749, согласно которому термин суточные выплаты в период командировок по Российской Федерации отменяется. Если речь идет о зарубежных маршрутах, то их размер останется прежним. То есть в среднем общий размер будет от 40 до 50 долларов в США каждый день. Все зависит от конкретной принимающей стороны.

Почему было принято подобное решение? Российская Федерация нуждается в дополнительных поступлениях в бюджет. Суточные на данный момент не только снижали поступления от НДФЛ, но и страховые взносы по причине отсутствия налогообложения.

Учет невозвратных билетов при отмене командировки

Если сотрудник купил билеты на самолет и они не подлежат возврату, это создаст определенные проблемы. Он может отказаться воспользоваться услугами перевозчика, при этом уплаченная за поездку плата не будет утверждена. Даже если служебная поездка была отменена, компания может учесть цену невозвратных билетов по причине иных расходов.

При этом, в руках у вас должны быть следующие документы:

  • Приказ о том, что служебная поездка переносится или вовсе не учитывается;
  • Различные документы, которые подтверждают стоимость билетов;
  • Документ, который подтверждает, что вами был куплен билет. Это может быть справка компании перевозчика, дополнительное приложение к билету и тому подобное.

Как оформить отмену командировки сотрудника?

Отмена командировки оформляется так же, как и направление в служебную поездку. Иными словами, если был приказ на служебную поездку, то должен быть дополнительно приказ о том, чтобы ее перенести или не утвердить.

После предоставления необходимо оформить отчет по невозвратным тратам. Дополнительно приложите подтверждающие документы о не возврате.

Все денежные средства, которые он не успел израсходовать, должны быть возвращены обратно в кассу.

(7 4,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://legionfg.ru/otmena-komandirovki-oformlenie-i-obrazec/

Закон
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: